(趣旨)

第1条　添田町役場における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、事務執行上の意識を表示した文書、図画、録音、フィルム、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)等で上司の決裁又は閲覧を要する書類及び物件をいう。

(用語の定義)

第3条　この規程において、文書に関する用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書事務の原則)

第4条　事務の処理は、文書によることを原則とする。

(総務課の職責)

第5条　総務課は、文書管理主管課として次に掲げる事務を行い、必要と認めるときは、各課が行う文書事務の取扱いの状況について必要な調査を行い、又は関係帳票及び資料等の提出を求め、その結果に基づいて、必要な措置を求めることができる。

(各課の文書管理体制)

第6条　庁内における文書管理体制の推進のため、各課に文書取扱責任者及び文書取扱主任を置く。

(文書取扱いの責任区分)

第7条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(簿冊)

第8条　総務課には、次の簿冊を備えなければならない。

(閲覧)

第9条　文書は、法令規程による場合のほかは、上司の許可を得ないで他人に謄写若しくは閲覧せしめ、又はその謄本を与えてはならない。

(文書の格納)

第10条　重要文書は、「非常持出」の表示のある適当な容器に格納しなければならない。

(文書の収受)

第11条　役場に到達した文書は、全て総務課において収受するものとする。

(総務課における文書の取扱い)

第12条　収受した文書は、次に定める方法により処理し、主管課ごとに配布しなければならない。

(関連文書の取扱い)

第13条　2課以上に関連のある文書は、最も関係の深い課に配布する。この場合、文書の配布を受けた課は、速やかに他の関係課に合議し、必要によっては当該文書の写しを関係課に送付するものとする。

(配布文書の取扱い)

第14条　主管課においては、文書が配布されたときは、文書受付印を押印し文書整理簿(様式第5号)及び特別文書整理簿(様式第6号)に所用事項を記入しこれを処理しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(配布文書の返付)

第15条　その主管課に属さない文書が配布されたときは、直接他の課に転送することなく総務課に返付しなければならない。

(送料未納等の文書の取扱い)

第16条　送料の未納若しくは送料不足の郵便物の配送があったときは、官公署間その他必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(文書の処理)

第17条　文書は、主管課長において査閲し、処理を要するものは、その要旨を指示して課員に交付する。この場合、特に重要と認める文書の処理については、主管課長は、あらかじめ上司に供覧し、その指示を受けなければならない。

(起案)

第18条　文書の起案は、回議用紙(様式第9号)を用いなければならない。ただし、特定の簿冊により処理できるものはこれにより、定例的な軽易な文書はその余白に供覧印(様式第10号)を押印して回議用紙に代えることができる。なお、定例的な軽易な文書とは、別に定めるものとする。

(回議)

第19条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議するものとする。

(起案文書の持ち回り)

第20条　起案文書又は回覧文書のうち、秘密文書、重要な文書又は急を要する文書については、起案者その他内容を証明できる職員が持ち回って回議又は回覧をしなければならない。

(決裁文書)

第21条　文書が決裁になったときは、原議に決裁済の年月日を記入しなければならない。

(代決及び後閲)

第22条　代決したときは、代決者として押印した印影又は署名した箇所の上部に「代」と記載するものとする。

(合議)

第23条　他課の主管事務に関係のある起案文書は、その関係課に合議しなければならない。

(法令審査)

第24条　条例議案、規則案その他法務に関する起案文書は、関係課の合議を経て総務課において審査を受けなければならない。

(文書番号及び文書記号)

第25条　文書には受付、発送とも次のとおり文書番号を付さなければならない。

(急施を要する文書)

第26条　急速に処理を要する文書には、その欄外に赤色の紙片を貼り付けるものとする。

(廃案文書)

第27条　廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書することとする。

(秘密文書)

第28条　秘密保全を要する文書については、総務課長又は町長の指定する職員において処理する。

(電話等による聞き取り)

第29条　各課において電話又は口頭で受理し、又は発信する事案は、電話(口頭)筆記用紙(様式第11号)にその要旨を記載し、第17条その他文書取扱いの例により処理しなければならない。

(文書のつづり)

第30条　文書は、1件ごとに起案から完結に至るまで一括してつづるものとする。

(記号、番号及び日付の整理)

第31条　決裁済の文書は次の要領により直ちに記号、番号及び日付の整理をしなければならない。

(公印の使用)

第32条　発送する文書には、主管課において、添田町公印規程(昭和37年添田町訓令第4号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。この場合において、当該文書が行政処分に関する文書、その他特に重要な文書であるときは、契印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるもの、その他押印の必要がないと認められる発送文書については、この限りでない。

(発送の手続)

第33条　発送文書は、特定のものを除くほか、全て退庁時限1時間30分前までに総務課に回付しなければならない。ただし、急施を要する場合は、この限りではない。

第34条　郵送及び電報による文書は、所定の封筒を使用し、郵便番号及び名宛人の住所氏名を明確に記入し、郵便物等差出票(様式第7号)を添えて総務課に提出しなければならない。

(文書取扱いの単位)

第35条　文書は、簿冊にとじ込む方法で整理を行い、文書の管理は簿冊単位で行うものとする。

(文書の分類)

第36条　文書管理の対象となる全ての文書は、次表に掲げる区分に応じて分類しなければならない。

(文書の保存年限)

第37条　処理が完了した文書は、法令等の定めがあるものを除き次の区分により主管課において保存するものとする。

(文書の整理)

第38条　文書の整理は、当該文書の担当者が行うものとする。

(文書の保管)

第39条　文書の保管は、前年度に完結した簿冊を対象に簿冊が完結した翌1年度を保管期間として行う。

(文書の保管方法)

第40条　文書の保管は、原則として各課内に設置した共有のキャビネット、書棚等に配置することにより行う。

(保管簿冊通知書の作成)

第41条　主管課において当該年度に新たに保管を行う必要がある簿冊が発生したときは、保管簿冊通知書(様式第14号)を総務課に提出しなければならない。

(文書の置換え)

第42条　文書の置換えは、課内において1年度保管した簿冊のうち、保存期間が満了していない簿冊を対象に、総務課の指示の下毎年4月から9月の間に各課において行うものとする。

(文書の置換えの方法)

第43条　総務課は、当該年度に置換えの対象となる簿冊を簿冊保存指示書(様式第15号)により課ごとに取りまとめ、各課に配布する。

(文書の保存)

第44条　保存書庫の管理は、課内において1会計年度保管した簿冊のうち、保存期間が満了していない簿冊を対象に各簿冊の保存期間が満了するまでの間総務課が行う。

(保存書庫の利用)

第45条　保存書庫を利用する際は、総務課において保存書庫ごとに用意されている保存書庫利用簿(様式第16号)に必要事項を記載し、総務課より認印の押印を受けた後に保存書庫の鍵を借り受けて利用する。

(保存簿冊の持ち出し)

第46条　保存書庫に保存している簿冊を保存書庫外に持ち出す時は、保存書庫利用簿に必要事項を記入の上、返却日を明記し持ち出すものとする。

(文書の廃棄)

第47条　文書の廃棄は、保存期間が満了した簿冊を対象に、各課において廃棄簿冊の内容確認の後、総務課において行うものとする。

(文書分類表の見直し)

第48条　文書分類表の見直しは、分類項目によって次の各号に掲げる時期に見直しの検討を行うものとする。

(文書取扱主任会議)

第49条　庁内における文書管理の仕組みを検討するため、文書取扱主任会議を開催するものとする。