○添田町戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する規程
平成16年12月1日
添田町規程第8号
(趣旨)
第1条 この規程は、戸籍事務の電子情報処理組織の適切な管理及び運営に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子情報処理組織 戸籍事務を取り扱う電子計算機装置及び端末(プログラムを含む。)をいう。
(2) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ等の媒体にて情報(データ)を記録したものをいう。
(3) ドキュメント オペレーション手順書、操作説明書その他電子情報処理組織に関する仕様書をいう。
(保護管理者の設置)
第3条 電子情報処理組織及びファイルを適正に管理し、その保護に万全を期すため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、住民課長をもって充てる。
(電子情報処理組織の管理運営)
第4条 保護管理者は、次に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 火災等の災害及び盗難等の事故の防止に関すること。
(2) 電子情報処理組織の運営に伴う個人情報の保護に関すること。
2 電子情報処理組織の操作は、保護管理者が定めた職員(以下「戸籍担当職員」という。)でなければ行うことができない。
3 電子情報処理組織の操作は、業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、ファイルの内容を業務に必要な場合以外に検索してはならない。
4 端末装置の管理は、保護管理者が定めた管理責任者が行う。
(ファイルの管理運営)
第5条 保護管理者は、次に掲げる事項について、必要な措置を講じなければならない。
(1) ファイルの受払い及び保管に関する記録
(2) ファイルの保管場所及び保管設備等の指定
(3) ファイルの廃棄方法及び時期
(入出力帳票の管理運営)
第6条 保護管理者は、入出力帳票の受払い及び保管に関する事項を記録し、これを適正な場所に保管しなければならない。
2 入出力帳票の事後処理は、戸籍担当職員が行うものとする。
3 不要となった入出力帳票は、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントを適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(パスワードの設定及び管理)
第8条 保護管理者は、電子情報処理組織の操作に際して戸籍担当職員に対し、業務処理範囲を明確化し、処理権限として個別のパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者及び戸籍担当職員は、パスワードを第三者に漏らしてはならない。
(指導研修)
第9条 電子情報処理組織の運転時間は、原則として添田町の執務時間を定める規則(平成元年添田町規則第3号)に規定する執務時間内とする。
2 前項の規定にかかわらず、執務時間以外に運転する必要が生じた場合は、保護管理者の承認を得なければならない。
(電子情報処理組織の点検)
第10条 保護管理者は、定期又は随時電子情報処理組織の異常の有無を点検しなければならない。
2 保護管理者は、前項の点検業務を委託することができる。
3 電子情報処理組織の点検業務の記録として、点検簿を調製しなければならない。
(秘密保持)
第11条 電子情報処理組織を取り扱う職員は、秘密保持に努めなければならない。
(指導研修)
第12条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し業務上必要な研修を実施するものとする。
(操作教育)
第13条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導教育を実施するものとする。
附則
この規程は、平成16年12月4日から施行する。