○電子メール文書の処理に関する要綱
平成16年3月31日
添田町要綱第2号
(目的)
第1条 この要綱は、添田町役場文書規程(平成22年添田町訓令第6号。以下「文書規程」という。)第2条第2項の規定に基づき、電子メール文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(用語の定義)
第2条 この要綱において、電子メールとは、添田町の通信機器において送受信される電磁的記録であって、次のいずれかに該当するものをいう。
(1) 財産活用プロジェクトが管理する添田町財務管理システムのグループウェアのメール機能を利用して送受信されたもの
(2) 国、都道府県及び市町村を相互に結ぶ総合行政ネットワークのメール機能を利用して送受信されたもの
(3) インターネットのメール機能を利用して送受信されたもの
(対象文書)
第3条 次の各号のいずれにも該当する文書については、施行に代えて電子メール文書の送信によることができる。
(1) 公印の押印を省略した文書であること。
(2) 発信者が所属長であること。
(対象機関)
第4条 前条の処理によることができる相手方は、次に掲げる機関等とする。
(1) 添田町財務管理システムが接続された町の機関
(2) 総合行政ネットワークが接続された国、都道府県及び市町村の機関
(3) 電子メール文書により送信することについて同意を得た機関等
(受信及び収受)
第5条 電子メール文書の受信に係る事務は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 毎日定時に電子メール文書の受信確認を行うこと。
(2) 電子メール文書で所属において管理すべきものについては、速やかに紙に印刷すること。
(送信)
第6条 電子メール文書の送信は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(1) 起案時に、起案用紙に「電子メール」と記入すること。
(2) 送信者は、起案用紙の施行欄に押印又は署名をし、所属アカウントで送信すること。
附則
この要綱は、平成16年4月1日から施行する。