○添田町職員の旧姓使用に関する要綱
平成30年2月21日
添田町訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、婚姻、養子縁組その他の自由により、戸籍上の氏を改めた職員について、改正前の氏(以下「旧姓」という。)を町の文書等において使用することに関し、必要事項を定めるものする。
(適用職員)
第2条 この訓令は、一般職に属する職員に適用する。ただし、臨時的に任用された職員を除く。
(旧姓を使用することができる文章)
第3条 旧姓を使用することができる文書等は、旧姓を使用しても法令等に低触する恐れがなく、かつ、職務遂行上支障がないと認められる文書等とし、概ね別表第1に掲げる基準に該当するものとする。
2 別表第2に掲げる基準に該当する文書等には、旧姓を使用することができない。
(承認申請)
第4条 職員は、文書等に旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、任命権者に申請し、その承認を受けなければない。
2 前項の申請書は、所属長を経て総務課長に提出するものとする。
(承認の通知)
第5条 任命権者が旧姓の使用を承認したときは、総務課長は、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経て当該職員に通知するものとする。
(所属長及び使用者の責務)
第7条 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たっては、町民及び他の職員等に無用な誤解や混乱が生じることのないように努めなければならない。
(承認の取り消し)
第8条 任命権者は、職員の旧姓使用によって職務の遂行上支障が生じていると認めるときは、当該職員に係る旧姓使用の承認を取り消すことができる。
(その他)
第9条 この訓令に定めるもののほか、職員の旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
旧姓を使用することができる文書等
1 組織内部で使用され、職員の同一性の確認が容易にできるもの | 事務引継書、回覧用紙、起案文書、決裁に係る押印、事務日誌、職員提案書、人事評価表 |
2 職員の権利・義務に係るもの等であるが、組織内部の関係にとどまるもので、職員の同一性の確認が容易にできるもの | 出勤簿、休暇等届、出張命令簿、復命書、育児休業承認申請書、週休日の振替表、時間外勤務命令簿、職免申請書、営利企業従事許可申請書、自己申告に係る文書 |
3 対外的なものであるが、氏名の記載にとどまるもの等、特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの | 名札、名刺、職員配置図、事務分担表 |
別表第2(第3条関係)
旧姓を使用することができない文書等
1 公務員の身分関係に係るもの | 人事記録、職員証、法令等に基づく身分証明書、辞令書、履歴書、宣誓書、辞職願、異動等の内示書、専従許可、分限・懲戒関係文書 |
2 職員の権利・義務に係るもの等で特別な法律関係を生じさせる恐れのある者 | 1 給与明細書、源泉徴収票、諸手当届、出勤表、共済組合関係文書、研修関係文書、公務災害関係文書、健康診断関係文書、労働保険関係文書、職員互助会関係文書 2 支出命令書における請求書氏名(請求に係る証拠書類等) |
3 公権力の行使に係るもの | 1 許認可、立入検査、徴税等法律等に基づく行政処分に係る文書 2 その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書 |
